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Todo el mundo desde el CEO de una empresa, pasando por el CIO y llegando a los becarios, necesitan saber gestionar su tiempo, recursos (de personal, TIC, etc) para poder llevar a cabo su trabajo de la manera más eficiente y productiva.

Tanto si aspiras a tener tu propio negocio o quieres ser más productivo en tu trabajo actual, hay una serie de tips que os pueden resultar muy útiles, sobre todo de cara a los CEOs y CIOs.

    1. Tomar descansos cada 90 minutos

    Tony Schwartz, Presidente de Energy Project, sugiere tomar descansos cada 90 minutos para maximizar la productividad. ¿La razón?, cuando llevamos trabajando sobre algo durante una hora y media o más, es normal que nuestros niveles de alerta bajen y nuestra atención se desvíe o nos sintamos somnolientos. Schwartz hace una similitud muy visual con un velocista: Hay trabajar con la máxima intensidad por las mañanas, no más de 90 minutos seguidos, y después tomar un descanso y continuar”

    Por lo cual, la próxima vez que notes tus ojos cansados y vidriosos, en lugar de tomar otra taza de café, despéjate unos minutos aunque estés en el lugar de trabajo. Te sorprenderá lo mucho que te ayudará a largo plazo.

    2. No dejes que te interrumpan

    No hay nada más frustrante que estar concentrado en un proyecto importante, y ser interrumpido por algún compañero o jefe que se acerca a tu mesa. Peor aún, las investigaciones demuestran que se puede tardar hasta 25 minutos en volver al momento de concentración en el que te encontrabas tras la interrupción.

    Si necesitas permanecer concentrado durante un par de horas al día o estás trabajando en un proyecto importante, idea un sistema para informar a tus colegas o jefes que estás ocupado y en vez de interrumpirte, se acostumbrarán a mandarte un correo electrónico para las tareas que no sean urgentes y no irán a molestarte a tu mesa.

    3. Gestiona tu energía, no sólo tu tiempo

    Ya sabes que es importante gestionar tu tiempo de manera inteligente, pero en realidad puede ser aún más eficaz gestionar tu energía. Una manera de optimizar la jornada laboral es haciendo las tareas que requieren una concentración más intensa en esas horas en las que tus niveles de energía están en el punto más alto. Las reuniones, por otra parte, deben evitarse durante estas horas y dejarlas para otros momentos del día.

    Por ejemplo, Si eres diurno, haz tus tareas más importantes por las mañanas y deja el resto de tareas menos complejas para la tarde cuando tu energía empieza a decaer.

    4. No ser esclavo del correo electrónico

    Gina Trapani, fundadora de ThinkUp, por ejemplo, sólo consulta el correo en determinados momentos del día. ¿Por qué? En lugar de pensar que tienes la obligación de contestar los correos electrónicos en el momento en el que entran en tu bandeja de entrada, puedes ahorrar tiempo y mantener tu concentración mediante el establecimiento de un calendario u horario para controlar y responder al correo electrónico (por ejemplo, una vez a primera hora, a media mañana, antes y después de comer y finalmente al final del día).

    5. Mantener correos electrónicos cortos y agradables

    Los Directores Ejecutivos no tienen tiempo para leer correos electrónicos largos , ni tampoco para escribirlos. Alguno directivos van más allá e incluso escriben correos electrónicos de 140 caracteres o menos utilizando el mismo método de Twitter.

    Al escribir correos cortos y concretos ahorraras tiempo de escritura y también ahorrarás a tus compañeros tiempo de lectura. Si tienes que tratar un tema demasiado largo para contar en un correo electrónico, programa una llamada breve de 5-10 minutos que puede ser mucho más eficiente que un largo intercambio de correos electrónicos.

    6. Delegar, delegar, delegar

    Agobiarse es normal si piensas que tienes que hacerlo todo tú. Sin embargo, delegar es una de las mejores maneras de administrar tu tiempo. Pasar trabajo a otros miembros del equipo te permite liberar parte de la carga de trabajo y centrarte en las tareas que mejor sabes hacer.

    7. Apóyate en las nuevas tecnologías

    Si eres de los que trabajas mucho tiempo fuera de la oficina, o gestionas un grupo de personas que trabajan de esta forma, los servicios “Dynamic workplace” son la mejor solución para que los empleados tengan todo lo que necesiten con ellos en cualquier lugar, lo que les ahorra tiempo y esfuerzos a los trabajadores facilitándoles su trabajo y ganando en productividad.

    El área de IT de las compañías tendrá que dar soporte a estos usuarios con una solución robusta de conectividad y seguridad que asegure que la aplicación y sus datos siempre estarán disponibles cumpliendo, al mismo tiempo, con el enfoque DLP (Data Loss Prevention) definido por la compañía.

Vía | Mashable

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