Alcanzar mejores datos de productividad es uno de esos objetivos constantes en la mayor parte de las empresas: cómo conseguir más en menos tiempo, cómo facturar más simplemente ajustando y optimizando procesos, algo que casi siempre pasa por la digitalización. Sin embargo, muchas veces esos planes se centran en lo que es en sí la actividad productiva de la empresa, dejando de lado otros departamentos que todavía realizan sus tareas igual que hace diez o quince años, como si en este tiempo no hubiesen aparecido nuevas soluciones tecnológicas que permiten una mayor agilidad. Un ejemplo claro de esto es el modo en el que muchas compañías todavía gestionan sus facturas.
El proceso tradicional de facturación, ese que incluía pasos como imprimir la factura tras crearla en el sistema informático de la compañía, introducirla en un sobre y enviarla por correo, no solo es tremendamente lento e inseguro, sino que tiene también los días contados: tras la aprobación reciente de la Ley Crea y Crece, la facturación electrónica será obligatoria a partir de septiembre de 2023 para las empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales. El resto, el grueso de las pymes y los autónomos, tendrán hasta 2025 para adaptarse.
Pero, aunque no hubiese una ley que obligase a adoptar este tipo de facturación, sus ventajas son tantas que resulta poco lógico quedarse en sistemas antiguos y analógicos: ahorro de tiempo y dinero, protección del medio ambiente, reducción de las probabilidades de cometer errores, mayor seguridad, etc. Todo ello, y no solo la parte específica del ahorro de tiempo, contribuye a una mayor agilidad empresarial. O, lo que es lo mismo, todo lo relacionado con la facturación se digitaliza, con lo que desaparecen muchos problemas asociados. La empresa puede dedicarse a su actividad sin tener que destinar recursos ya innecesarios a esta tarea.
La digitalización, sin embargo, no es una fórmula mágica: como todo, el proceso debe estar bien pensado y planificado para no acabar simplemente cambiando unos problemas por otros. En el caso particular de la facturación electrónica, lo ideal es contar un sistema pensado específicamente para ese uso, que tenga en cuenta todos los detalles técnicos, fiscales y legales relacionados, que vaya siempre por delante de lo que necesitará la empresa, que se actualice, que permita que todo el proceso sea lo más cómodo y fluido posible.
En T-Systems Iberia contamos con esa solución para la facturación electrónica, un producto aprobado por la Agencia Tributaria que permite crear, firmar, gestionar e intercambiar facturas electrónicas de forma fácil y segura. Además, facilita la gestión de grandes volúmenes de datos, validar firmas digitales y certificados, y crear facturas en distintos formatos. Y también muy importante: si hay cambios en la legislación, la plataforma los aplicará de forma automática.
Dar el paso hacia la facturación electrónica puede parecer complicado al pensarlo en abstracto —es, al fin y al cabo, abandonar un sistema que, pese a sus problemas, ya era conocido—, pero cuando se hace bien y de la mano de una empresa que ha estudiado el fondo el tema, solo hay ventajas.
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