T-Systems, aliado con SEAT como parte de su proceso de transformación digital

En lo que a Transformación Digital se refiere, uno de los requisitos más importantes, diríamos críticos para el éxito del proceso, es que no se interrumpa jamás la producción. En este sentido, como es lógico, existen diferentes «tolerancias», puesto que no es lo mismo digitalizar una explotación agrícola que hacer lo propio con una cadena de montaje en una fábrica de automóviles.

En el primer caso, el ritmo propio de la plantación no es comparable al de una cadena de montaje por motivos evidentes. En el segundo caso, cualquier mínima interrupción puede suponer costes elevadísimos.

Hoy os vamos a contar nuestro caso de éxito en parte del proceso de transformación digital que SEAT está llevando a cabo. Se trata del esfuerzo y trabajo duro de todo un año para llevar a cabo, con éxito, la conversión a S/4 HANA del sistema Backend Financiero SAP de SEAT. En el proceso, el servicio no ha sido interrumpido ni un solo minuto durante la semana laboral habitual.

Se trata de un proyecto de conversión tipo Brownfield. Se conocen como proyectos Brownfield aquellos en los que se aprovechan instalaciones ya existentes, que son modificadas, aumentadas o mejoradas.

En este caso concreto, hablamos del paso de una plataforma R/3 a una plataforma S/4 HANA en la que T-Systems actuó como partner de SAP con el soporte del propio fabricante y la coordinación y liderazgo de Sistemas SEAT. Es un proyecto pionero dentro del consorcio del grupo Volkswagen, así como en T-Systems, y es uno de las primeras conversiones a S/4 HANA tipo Brownfield realizado en España. El proyecto ha podido ser realizado en la mitad del tiempo que SAP considera necesario gracias a la estrategia que se resume a continuación.

El proceso se puede sintetizar en seis pilares principales:

1. Paralelización de proyectos y prerrequisitos para el proyecto de conversión. En esta fase es necesario garantizar que existen una serie de prerrequisitos previos para poder arrancar.
2. Estrategia de migración, enfocada principalmente a garantizar que no hubiera interrupciones en el funcionamiento de las Áreas de Finanzas y, a la vez, poder trabajar simultáneamente en distintos ámbitos.
3. Ejecución técnica y funcional de la conversión, basada en la metodología ACTIVATE que propone SAP.
4. Mitigación del impacto funcional y técnico de la conversión con un equipo de profesionales conocedores del sistema a convertir, y del propio negocio.
5. Estrategia de testing consistente en cuatro ciclos de pruebas incrementales (de menor a mayor alcance): un primer ciclo, conceptual para detectar problemas graves; un segundo ciclo, para tests internos exhaustivos; un tercer ciclo, para tests externos por parte de las distintas áreas implicadas, con un seguimiento y soporte al Área por parte de TSI y Sistemas SEAT muy intensos; y un cuarto ciclo a modo de dry run para asegurar que todas las tareas de arranque están correctamente documentadas y medidas.
6. Coordinación junto al departamento de Sistemas de SEAT de los cuatro actores principales implicados: Area de Negocio de SEAT, T-Systems, SAP y SAP Audi Basis (encargado de la operación de los sistemas SAP de SEAT), así como gestión con muchos otros proveedores con menor alcance (hasta 8 proveedores en total).

Las razones de este cambio son varias, pero la principal es disponer de una plataforma con la suficiente potencia y escalabilidad para afrontar la digitalización del procesos en SAP dentro del área financiera. Por tanto, SEAT necesita sentar ya las bases de infraestructura, tecnológicas y funcionales sobre las que desplegar dicho programa.

Existen más objetivos buscados con esta migración, como simplificar procesos funcionales eliminando obsolescencias o duplicidades, disponer de procesos en tiempo real con disponibilidad de información por varias dimensiones y KPIs con refresco instantáneo, accesibilidad desde dispositivos móviles, etcétera. Además de tener una plataforma sin fecha de caducidad como la anterior (2025).