Simplificar los procesos administrativos a través de la digitalización

Tener que hacer un trámite administrativo, sea cual sea, suele dar pereza. En ocasiones, una vez que nos enfrentamos a él, resulta más fácil y rápido de lo que habíamos pensado al principio, pero la mala fama está justificada. ¿Quién no ha pasado más tiempo del que le hubiese gustado recorriendo los pasillos de algún edificio administrativo, rellenando formularios que no entiende del todo bien, esperando resoluciones? Hace ya tiempo que la mayoría de las Administraciones permite e incluso prefiere que todo se haga a través de sus sedes electrónicas. Esto, que a priori debería facilitar y agilizar las cosas, también ha traído sus situaciones frustrantes: webs poco intuitivas, problemas para identificarse, errores técnicos… ¿es que no es posible simplificar los procesos administrativos a través de la digitalización?

Sí lo es y para conseguirlo hay un ingrediente imprescindible: es necesario diseñar todo el sistema en su conjunto. Lo habitual en los procesos de digitalización de la Administración es que se hayan ido realizando como si cada elemento que se digitaliza fuese una organización distinta. El resultado es una amalgama de soluciones propias y de terceros, diseños antiguos y otros más actuales, datos que no se cruzan y un funcionamiento lento, complicado y costoso.

¿Cómo evitar estas Administraciones que funcionan por silos? Reabordando la digitalización en su conjunto. Un ejemplo es lo que va a hacer el Ayuntamiento de Amposta, que estos próximos años, de la mano de T-Systems, desplegará un proyecto de digitalización y adopción del cloud con el objetivo de simplificar los procesos administrativos para ciudadanos y empresas, mientras que aumenta su transparencia y agilidad.

¿Qué ha propuesto T-Systems para hacerse con el concurso? La propuesta es sistema integral e integrado, orientado al dato único y alojado en el cloud. Se busca una visión global y una gestión transversal que permita unos servicios públicos más ágiles, rápidos, sencillos y eficientes. Todo lo que siempre ha prometido la digitalización, en definitiva, y que es posible a través de un plan que aproveche la tecnología disponible y aborde el proceso como un todo.

Por supuesto, pasar de un sistema a otro conlleva también una serie de retos extra que están incluidos como parte del proyecto. Por ejemplo, ¿de qué sirve una digitalización perfecta si las personas empleadas en la Administración en cuestión no saben cómo utilizarlo de forma eficaz, tan acostumbradas como estaban a los antiguos procesos? El proyecto debe incluir un plan de gestión del cambio que forme y acompañe a la plantilla responsable (que, a su vez, deberá ayudar a la ciudadanía con más problemas para moverse en entornos digitales a realizar sus trámites de forma rápida y segura).

Si las Administraciones siguen el ejemplo de Ayuntamientos como el de Amposta y repiensan y rediseñan todo su sistema de digitalización, el futuro será el de trámites públicos que sean ágiles, sostenibles, transparentes y seguros. Los jóvenes de dentro de unos años no entenderán la mala fama de la burocracia: para ellos habrá sido siempre fácil.