Un paso más en la e-Administración

Al igual que las empresas necesitan responder de manera rápida y eficiente a sus clientes, las Administraciones Públicas tienen que ofrecer un correcto servicio a la ciudadanía en general, basado en la inmediatez y agilidad de los múltiples procesos y gestiones que todos tenemos que realizar en nuestra vida cotidiana. Para ello, son necesarios unos sistemas de información flexibles y eficaces que permitan una mayor agilidad a la hora de gestionar asuntos como permisos, licencias, trámites o expedientes.

SAP Folders Management, herramienta clave para la gestión de expedientes electrónicos

SAP Folders Management, que hasta hace poco conocíamos como SAP Records Management, es un módulo de SAP específico para la gestión de expedientes, que permite los Ayuntamientos, entre otras muchos avances, reducir la cantidad de papel utilizado al poder digitalizar todos los documentos, incorporando los archivos al sistema e integrándolo de manera sencilla y ordenada en el repositorio de contenidos. Esta solución permite un acceso centralizado a toda información incluida en un expediente, desde un único escritorio en el momento que se desee y desde el departamento que se requiera. Esto ha permitido reducir los tiempos en el envío de documentación y en el coste de almacenamiento de ficheros, dando lugar a una administración y gestión de expedientes más ordenada, fácil y ágil.

Gracias a SAP Netweaver, la plataforma SAP para tecnología Internet, que conecta con SAP Folders Management, los ciudadanos pueden realizar los trámites online vía web.

Uno de los Ayuntamientos que ya ha apostado por esta solución es el Ayuntamiento de Palma de Mallorca. Ellos han confiado en SAP Folder Management para lograr la eficiencia y rapidez que necesitaba para descongestionar y acelerar procesos administrativos y dar así un mejor servicio a sus ciudadanos.

GITAU y GI, dos aplicaciones tecnológicas que permiten detectar irregularidades en tiempo real

Dentro del ámbito de SAP, el Ayuntamiento de Palma de Mallorca ha puesto en marcha dos aplicaciones de gran relevancia. Por un lado, la aplicación GITAU permite la gestión de expedientes para la administración de la ocupación de la vía pública, que es una tarea competencia del área de Govern Interior. Por otro lado, la aplicación IG, cuya finalidad es la gestión de expedientes sancionadores de personas tanto físicas como jurídicas, tarea asignada al área de Infracciones Generales.

Gracias a la aplicación GITAU, la Policía de Palma podrá detectar irregularidades en tiempo real. Para ello, se ha dotado a los agentes de la Patrulla Verde de una tablet donde tienen instalada GITAU, aplicación que les permite acceder en tiempo real y desde cualquier punto de la ciudad a la base de datos de los departamentos de Gobierno Interior y Hacienda para saber si un local determinado dispone de permiso de apertura, conocer los metros cuadrados de vía pública que está autorizado para ocupar, averiguar el número de sillas y mesas que se le permite sacar a la calle, si ha pagado tasa de ocupación de terrazas o su horario de apertura permitido, entre otros. Los negocios de restauración de Palma tienen que pagar las tasas de ocupación de la vía pública por periodos de tres meses. El Ayuntamiento ha detectado muchos casos de infracciones de establecimientos que sacan la terraza un solo día sin pagar la tarifa trimestral. Desde la concejalía se calculó que el fraude asciende a alrededor de 8 millones de euros, de los que 200.000 corresponden a negocios que no han solicitado la licencia o tienen denegada la solicitud. Ahora, gracias a GITAU, este control es más exhaustivo a la hora de controlar el fraude.

Ambas aplicaciones disponen de una interfaz web de consulta de gran utilidad para todos. Para el ciudadano, por ejemplo, se reducen notablemente los plazos de tramitación. Para el funcionario público, se simplifica la gestión global del proceso. Para la Administración, se consigue un ahorro de costes significativo y la posibilidad de disponer de información que puede explotar y utilizar en la toma de decisiones de manera inmediata.