Herramientas colaborativas para facilitar el teletrabajo

El incremento en número de teletrabajadores en España ha sido enorme tras la declaración del estado de alarma. A pesar de que cuando pase la crisis generada por el coronavirus y se retome la actividad como antes es probable que se teletrabaje menos, esta modalidad laboral seguirá creciendo gracias a sus innumerables ventajas.

Para facilitar el trabajo en remoto, existen numerosas herramientas en el mercado, tanto en número como en variedad y alcance. Hay herramientas para todos los niveles de teletrabajo, desde el más simple hasta el que demanda mayores medidas de seguridad y recursos.

En el mejor de los casos, es la empresa la que pone la tecnología y las aplicaciones al alcance del trabajador. Esto ayuda, entre otras cosas, a gestionar mejor los riesgos de seguridad. Si el departamento de TI ofrece al empleado un «paquete completo», como un ordenador portátil con todas las aplicaciones imprescindibles, con VPN configurada, etcétera, el trabajador solo se tendrá que preocupar de hacer su trabajo.

En este artículo comentaremos algunas de las herramientas más utilizadas para teletrabajar, enfatizando sobre todo las características colaborativas de estas.

• WhatsApp: a pesar de no ser una herramienta de teletrabajo como tal, es una de las aplicaciones de mensajería instantánea más utilizadas en el mundo, y permite crear grupos de conversación, compartir archivos y hacer videollamadas de hasta ocho participantes.
• Skype/Microsoft Teams son aplicaciones específicas de videoconferencia y trabajo en equipo. Para un uso más empresarial, la recomendación es Microsoft Teams por sus capacidades mejoradas, ya que incorpora integración de archivos, salas de chat, áreas de trabajo y compatibilidad con documentos y aplicaciones del entorno Office 365.
• Slack es una de las aplicaciones estrella para el trabajo a distancia y en equipo. Puede sustituir al correo electrónico y ayudar a que los equipos trabajen con facilidad. Dispone de espacio de trabajo diferenciado en canales. Además, es gratuito (aunque las versiones de pago ofrecen muchas más funciones), es intuitivo y se integra con otras herramientas muy comunes (Dropbox, Twitter, Google Drive…).
• WebinarJam es una aplicación pensada exclusivamente para organizar webinars y sesiones de formación. Para ello, dispone de herramientas que permiten llegar a miles de asistentes, aunque, eso sí, los precios no están al alcance de todo el mundo. Es la herramienta perfecta para webinars si le podemos sacar rendimiento económico.
• Zoom, seguramente la aplicación más famosa en las últimas semanas por el crecimiento meteórico que ha experimentado. Si bien se reportaron diferentes «problemas de seguridad», estos se han resuelto con actualizaciones de software. Además, es bueno seguir una política de seguridad desde el punto de vista del usuario y activar todas las opciones de seguridad disponibles, incluyendo la autenticación en dos pasos. Zoom es una herramienta que permite vídeo de alta calidad para sesiones de videochat y webinars, y cuenta con planes de precios a medida de las necesidades. Dispone, entre otras cosas, de chat en grupo, funciones de grabación de reuniones, función para compartir la pantalla, una pizarra virtual en la que podemos escribir o hacer esquemas, un fondo virtual para colocar imágenes sin tener que usar un croma, integración con el calendario de Google, un modo de transmisión en directo.

Cada empresa y cada profesional es un mundo y tiene unas necesidades específicas que satisfacer. Por tanto, el primer paso es identificar las necesidades para, después, enfocarse en obtener y configurar las herramientas más adecuadas para el trabajo que se va a realizar.